ACTAS DE ASAMBLEA O DE JUNTA DE CONDOMINIO

¿DEBEN REGISTRARSE LAS ACTAS DE ASAMBLEA O DE JUNTA DE CONDOMINIO PARA QUE TENGAN VALOR O PUEDAN TENER VALIDEZ CONTRA TERCEROS?
¿CUAL ES EL VALOR PROBATORIO DE LOS LIBROS DEL CONDOMINIO?

En ocasiones, cuando el condominio debe realizar algún trámite legal o realizar alguna contratación, se exige que las actas, sean de asamblea o de junta de condominio, se encuentren registradas. Es así como por ejemplo, en algunas oficinas del SENIAT piden  este requisito. Sucede lo mismo cuando una nueva junta de condominio ha sido elegida y debe efectuar los trámites correspondientes en algún banco para cambiar las firmas de la cuenta bancaria o cuando  la comunidad contrata alguna obra de cierta envergadura y debe suscribir un contrato por ante alguna Notaría, etc. En este breve artículo explicaré por qué no es necesario el registro de estas actas.

Primeramente debemos refrescar el significado de algunos conceptos claves para comprender mejor nuestro planteamiento.

AUTENTICIDAD: Es la certeza de que un acto emana de la persona a la que se le atribuye su autoría. Por ejemplo, un documento auténtico es aquel cuya certeza legal se conoce y se sabe de quién procede o emana.  A la autenticidad también se le denomina “FEHACIENCIA” y produce en consecuencia “plena fe”.

Debo señalar que la autenticidad puede ser producida tanto por funcionarios públicos como por personas privadas facultadas expresamente por la ley.

Citaré un ejemplo: Diversos cuerpos legales exigen  que los documentos a ser presentados en tribunales, registros y notarías deben estar visados por un abogado. Para que el abogado pueda ejercer esta facultad, debe registrar su título de grado obtenido, nada más. Si el abogado redacta o simplemente visa un documento y el interesado o cliente acude a alguna de las oficinas públicas antes mencionadas, deberán aceptarle el documento sin la presencia del abogado y presumiendo que el sello y firma del documento (visado) es del abogado allí  identificado. No se pide que el visado haya sido previamente notariado o registrado. El documento visado por el abogado es un documento privado que produce fehaciencia.

FE PÚBLICA: Es un grado o escala mayor a la autenticidad, se trata de la garantía o confianza legal que produce un documento en virtud de haber sido  autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, Notario, Juez u otro funcionario o empleado público que expresamente señale la ley. Vale decir entonces que todo documento emanado de un Registrador, Notario, Juez o de otro funcionario o empleado público que expresamente señale la ley, da fe pública y debe ser considerado por todos como un documento público. (Ver art. 1.357 del Código Civil)

Una vez manejados ambos conceptos (AUTENTICIDAD y FE PUBLICA), me permito manifestar en consecuencia que,  todo documento público es auténtico y da fe pública, pero no todo documento autentico o con fehaciencia, tiene fe pública o debe ser reputado como documento público, debido a que, como ya lo señalara, los documentos auténticos pueden provenir de particulares cuando así lo señale la ley. Aun más, por mandato de la propia ley, algunos documentos emanados de funcionarios públicos NO son documentos públicos, debido a que solo, repito, los Registradores, Notarios, Jueces u otro funcionario o empleado público que expresamente señale la ley, son los que pueden crear un documento público. Si no son estos funcionarios los que intervienen, el documento tiene fehaciencia pero no puede ser catalogado como documento público. No quiero adentrarme en este último particular por que no es objeto de este estudio, pero no quería pasar por alto este señalamiento.

Vayamos ahora directamente a la Ley de Propiedad Horizontal y analicemos el artículo 20:

“Corresponde al administrador:

…g)- llevar los libros de: a) Asamblea de propietarios, b) Actas de junta de condominio, c) Libro de diario de la contabilidad. Estos libros  deberán ser sellados por un Notario Público o un Juez de Distrito, en cuya jurisdicción se encuentre el inmueble.

Los libros sellados en presencia del notario otorgan fe pública de que se trata de los libros de actas de asamblea de propietarios y de reuniones de junta de condominio (ver art. 1.357 del CC); claro está, el contenido de los mismos no, pero, se presume que las actas insertas en los libros corresponden a  asambleas de propietarios o a reuniones de junta de condominio, según sea el caso. Las actas contenidas en estos libros producen fehaciencia, son documentales auténticas, salvo prueba en contrario. Toda persona particular o funcionario público debe aceptar que el contenido de los libros es cierto sin mayor o adicional formalidad, repito, salvo que se demuestre por prueba en contrario, que no es así. No tendría sentido que el legislador hubiese exigido que los libros referidos deban ser sellados previamente por un juez o notario, si su contenido no se presume como cierto. Debemos recordar igualmente, que la ley de propiedad horizontal es una ley especial y en ninguno de sus artículos es exigido que las actas de asambleas o de reuniones de junta de condominio deban ser registradas para que tengan validez.

Muchos tratadistas señalan lo aquí expuesto (Jesús Eduardo Cabrera Romero,  A. Rengel-Romberg, entre otros).